Come si organizza un evento mondano, che sia una cena di gala oppure un meeting aziendale?

• Quali sono le fasi per organizzare una cena di gala?
• Cosa caratterizza una cena di gala?
• Quali sono gli elementi per la perfetta organizzazione di un meeting aziendale?
• Quali sono le richieste delle aziende e delle società che ha come clienti?

In questo articolo ci spiegheranno quali sono gli elementi essenziali per organizzare un evento mondano e per far si che sia un successo.

1. Quali sono le fasi per organizzare una cena di gala?

Partiamo dall'argomento principale, in una cena di gala come in qualsiasi organizzazione di eventi, sono i dettagli che fanno la differenza, ogni singola cosa deve essere studiata alla perfezione, non sono ammessi errori o sviste delle quali gli ospiti si possono accorgere, inoltre è fondamentale avere sempre un piano B per ogni situazione che si può creare. Ora vi spiegherò quali sono le  fasi principali di una cena di gala:

• Prima fase: scegliere un team affiatato in grado di capire e soddisfare appieno le richieste del cliente e risolvere eventuali problemi che si possono presentare.

• Seconda fase: stabilire il tema della serata o il mood che farà da filo conduttore.

• Terza fase: trovare la location più adatta per il tema scelto.

• Quarta fase: il cibo, che deve essere eccellente, capire se la location lo prevede al suo interno o se serve il catering.

• Quinta fase, ultima ma non meno importante: coordinare tutte le persone dello staff interno ed esterno che devono essere tutte informate sul programma e sui compiti a loro assegnati. Quali sono le caratteristiche di una location scelta per una cena di gala?

2. Cosa caratterizza una cena di gala?

Le caratteristiche di una location per una cena di gala possono essere molto diverse in quanto dipende da quale tema o mood è stato selezionato, ad esempio se si tratta di una cena di gala classica o di una più moderna per un cliente giovane. Si spazia quindi da una villa prestigiosa con salone di rappresentanza e affreschi ad una location con un design moderno ma molto glamour e alla moda. Tutte le location devono avere uno spazio adeguato al numero di ospiti che si prevedono, verificare in quale modo sono raggiungibili, se sono in città va previsto un parcheggio nelle vicinanze, se la location non ne è provvista. Nel caso fosse fuori città bisogna provvedere all'arrivo di ospiti che non sono provvisti di auto propria, con navette o con auto NCC. Nel caso in qui alla cena di gala sono attesi ospiti VIP di alto livello deve esserci la sicurezza, sia interna che esterna, e la location va scelta anche in base a questa specifica necessità. Un’altra caratterista importante è lo spazio per un palco, in quanto nel 90% dei casi una cena di gala non è solo cibo, ma ci sarà anche un intrattenimento musicale oppure la premiazione dei partecipanti magari dopo 2 o 3 giorni di convention e meeting.

3. Quali sono gli elementi per la perfetta organizzazione di un meeting aziendale?

I giusti tempi sono una delle basi di un buon meeting aziendale, in quanto nessuno ha tempo da perdere e i tempi morti sono sempre tempo perso per tutti. Faccio un esempio, se durante il meeting sono previsti dei relatori, verificare i tempi degli interventi, e se sono necessari supporti audio video bisogna controllare che sia tutto perfettamente funzionante. La durata del meeting è un aspetto essenziale, non deve mai andare oltre le 3/4 ore consecutive in quanto l’attenzione cala man mano che si allunga il meeting, se servono tempi più lunghi meglio fare un break per il pranzo, che deve essere leggero, meglio un buffet servito direttamente nella location, in modo da non far perdere troppo tempo nella ricerca di un luogo dove pranzare ai singoli ospiti che possono non essere della zona. L’accoglienza degli ospiti, il materiale per il meeting (cartelline di presentazione, block notes e penne ecc…), traduzione simultanea in caso di ospiti stranieri o di collegamento video dall'estero sono alcuni degli elementi principali per una perfetta organizzazione di un meeting aziendale.

4. Quali sono le richieste delle aziende e delle società che ha come clienti?

Le principali richieste dei nostri clienti sono: la pianificazione a 360 gradi dei loro eventi, facendoci coordinare e realizzare l’intero evento. Il supporto al loro ufficio marketing per coordinare gli eventi con il loro team. Inoltre la sicurezza sotto ogni forma, che è il nostro fiore all’occhiello, in quanto possiamo avvalerci di un team di professionisti con una decennale esperienza ad altissimi livelli. 

Si ringrazia Cinzia Danelli - Events & Party - www.eventparty.it